OA-办公自动化

 2016-06-19  东呈科技  265   OA

一、定义

  OA即办公自动化(新型办公方式) 。办公自动化(Office Automation,简称OA)是将古代化办公和计算机网络功能联合起来的一种新型的办公方法。办公自动化没有同一的定义,但凡在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新装备从事办公业务,都属于办公自动化的范畴。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,能够优化现有的管理组织结构,调剂管理体系,在提高效率的基础上,增添协同办公才能,强化决策的一致性,最后实现提高决议效力的目标。实现办公自动化的系统(OA系统)是树立在计算机部分网络基本上的一种散布式信息处理系统,所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统,其核心设备是电子盘算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个根本环节。

二、重要特点

  跟着常识经济时期的到来,社会提高正在不断加速,组织急切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统,从而晋升其管理水平。详细表示在:

  1)需要一个高效的协同管理工作平台

  能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动发生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。

  2)需要一个有效的知识资产管理平台

  从前在组织的信息化建设过程往往器重人、财、物这些有OA办公系统形的物资资产管理,疏忽了知识资产的管理,需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、积淀、共享、应用、学习和翻新,从而提高员工的素质和技能、履行力。

  3)须要一个个性化的体系拜访门户

  传统的OA功能比拟单一,员工轻易应用,随着功能的不断扩大,员工对功能的需求也不尽雷同,这就要求系统必须具备人道化设计,能够依据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的地位给适合的员工访问,实现真正的人本管理。

  4)需要一个良好的组织文化管理平台

  开放的社会培养了开放的社会人,组织范围的不断扩大,导致引导与员工、员工与员工间的直接沟通机遇越来越少,组织需要构建新的文明环境,便于员工彼此沟通、促进懂得、发明思维偏向并及时加以领导。

  5)需要一个集中的信息整合浮现平台

  办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统,愿望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状态(如出产、营销、财务等数据),同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

  6)需要一个机动的业务流程整合平台

  当组织面临客户不断提出端到真个服务时,员工办公环境将会越来越庞杂,因而需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合,以快捷响应客户需求,同时减少不用要的反复工作,将管理流程与业务流程进行有效的整合。

综合上述各种新的需求不难发现,现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手腕,以统一的知识门户为展示方式。

三、五大特性

  OA的中心即为ezOFFICE(easy office),强调的就是办公的便捷方便,提高效力,作为办公软件就应具备多少大特征:易用性、硬朗性、开放性、周密、实用。

  1、易用性

  没有全面的应用做基础,所有都是空口说。管理落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接收,被全员所爱好。假如易用性不强,这个条件就不存在了,制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的,不外上网却简直人人都会。所以,就支撑制度落地的软件而言,走网页作风可能是个最佳抉择。

  2、健壮性

  必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。管理“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保障全员应用的稳定性,尤其是针对团体型企业,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳固性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响到现实的集团业务,从而造成不可估计的丧失。

保持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段,因为这样一来,决定应用并发数的并不是软件平台本身,济南APP开发,而是硬件和网络速度;也就是说,从实践上讲,相似的软件平台没有严厉的并发数制约。

  3、开放性

  能够与其它软件系统完成必要的关系性整合应用。管理“落地”在事实管理中浸透到管理的各个方面,而不哪一套软件可能独破的实现所有方面的管理需要,所以,支持轨制“落地”的软件必需具备全面而普遍的整合性,可以从其它软件系统中主动获取相干信息,并完成必要的关联性整合应用。从技术上看,采取整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决议性的辅助。如斯,软件就能预留大批接口,为整合其余系统提供充足的技术保障。同时,现实的整合教训也必不可少,由于整合应用不光波及到技术层面,还包含对管理现实业务的懂得、整合实务技能、整合名目把控等等实际操作技巧请求。

  4、严密性

  必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业,尤其是集团型企业,从制度落地的现实需求来看,一方面必须有统一的信息平台,另一方面,又必须给各个子公司部门绝对独立的信息空间。所以,软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的协调统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控,具备全面的门户功能。

  5、适用性。

  实用性:80%尺度化+20%个性化的绝配

  软件功能必须与管理实务严密结合,否则药错误症,反而可能有负作用。而且,还必须能适应企业管理发展的要求。

  现实中,企业一方面需要软件尽最大可能的知足现有需求,另一方面,管理自身也是个一直发展的过程,所以,企业又需要软件能够满意发展的需求。面对这个现实与发展间的抵触,业界常见的有三种解决模式,项目化、产品化和平台化。

四、三大发展阶段

  起步阶段(1985年―1993年):是以构造化数据处置为核心,基于文件系统或关联型数据库系统,使日常办公也开端应用IT技巧,进步了文件等材料管理程度。这一阶段实现了基础的办公数据管理(如文件管理、档案管理等),但广泛缺少办公进程中最需要的沟通协作支撑、文档资料的综合处理等,导致应用后果不佳。

  应用阶段(1993年-2002年):随着组织规模的不断扩大,组织越来越盼望能够攻破时光、地区的限度,提高全部组织的运营效率,同时网络技术的敏捷发展也增进了软件技术产生宏大变化,为OA的应用提供了基础保证,这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中央,提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协等同基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大处所便了员工工作,标准了组织管理、提高了运营效率。

  发展阶段。OA运用软件经由多年的发展已经趋势成熟,功效也由本来的行政办公信息服务,逐渐扩展延长到组织内部的各项管理运动环节,成为组织经营信息化的一个主要组织局部。同时市场跟竞争环境的疾速变更,使得办公利用软件应存在更高更多的内涵,客户将更关注如何便利、快捷地实现内部各级组织、各部分以及职员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工供给高效的合作工作平台。

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